Hoe werkt de vrije ruimte in 2025?
De vrije ruimte is het bedrag dat je als werkgever belastingvrij mag besteden aan vergoedingen en verstrekkingen aan personeel. In 2025 bedraagt deze vrije ruimte 1,92% van de loonsom tot €400.000. Is de loonsom hoger, dan mag je over het resterende bedrag nog 1,18% bijtellen.
Voorbeeld:
-
Bij een loonsom van €300.000 bedraagt de vrije ruimte: €5.760 (1,92% van €300.000).
-
Bij een loonsom van €650.000 bedraagt de vrije ruimte: €10.630 (1,92% over €400.000 + 1,18% over €250.000).
Gerichte vrijstellingen
Binnen de WKR zijn er ook gerichte vrijstellingen die niet ten koste gaan van de vrije ruimte. Denk hierbij aan reiskostenvergoedingen, abonnementen voor openbaar vervoer en maaltijden bij overwerk. Door gebruik te maken van deze vrijstellingen creëer je meer fiscale ruimte voor kerstpakketten en andere personeelsvoordelen.
BTW-aftrekbaarheid van kerstpakketten en relatiegeschenken
De btw-regels rond kerstpakketten en relatiegeschenken zijn in 2025 ongewijzigd, maar verdienen speciale aandacht. Voor kerstpakketten die je aan werknemers geeft, is de btw in principe aftrekbaar zolang de kosten per persoon per jaar onder de €227 exclusief btw blijven. Dit biedt een uitstekende kans om werknemers binnen fiscaal aantrekkelijke grenzen te waarderen met een prachtig kerstkado.
Ook nieuwe variaties op traditionele kerstpakketten kunnen BTW aftrekbaar zijn. Bij Kerstpakketten Kiezer bieden we bijvoorbeeld ook een kerstmarkt organiseren als mogelijkheid. Op deze gezellige kerstmarkt kunnen je medewerkers zelf kiezen welke artikelen ze willen in hun kerstpakketten.
Daarnaast kan je ook geschenken geven voor andere gelegenheden naast kerst. Zo kan je bijvoorbeeld een leuk Sinterklaascadeau geven om je medewerkers te verrassen. Iets simpels als een chocoladeletter is al een goede manier om extra waardering te uiten door het jaar heen.
Drempelbedrag BTW
Als de waarde van de geschenken boven het drempelbedrag van €227 per persoon per jaar uitkomt, dan wordt de btw op deze kosten niet aftrekbaar. Het is dus slim om bij de samenstelling van kerstpakketten rekening te houden met dit drempelbedrag om onverwachte belastingverplichtingen te voorkomen.
BTW op relatiegeschenken
Voor relatiegeschenken gelden vergelijkbare regels. Echter, als het geschenk wordt gegeven aan een relatie die niet btw-plichtig is (zoals een particulier of een organisatie die vrijgesteld is van btw), dan is de btw over het geschenk niet aftrekbaar. Houd hier rekening mee bij het plannen van geschenken voor klanten en partners, vooral als de waarde boven de €227 uitkomt.
Belastingvoordelen van relatiegeschenken
Relatiegeschenken en kerstpakketten bieden niet alleen blijk van waardering, ze kunnen ook fiscaal voordelig zijn. Door de kosten per ontvanger onder de €227 exclusief btw te houden, kun je profiteren van volledige btw-aftrek. Dit maakt het geven van geschenken aantrekkelijker voor je budget en optimaliseert de fiscale voordelen.
Correct boeken van kerstpakketten en relatiegeschenken
Om de btw correct af te trekken en optimaal gebruik te maken van de WKR, is het cruciaal om kerstpakketten en relatiegeschenken zorgvuldig te boeken. Volg hierbij deze stappen:
-
Documenteer de uitgave: Houd een register bij van de ontvangers, data en beschrijving van de geschenken. Dit is belangrijk voor zowel de interne controle als eventuele belastingcontroles.
-
Registreer de kosten correct: Boek de uitgaven onder de juiste kostenposten in je administratie. Overweeg een aparte grootboekrekening voor relatiegeschenken om de administratie overzichtelijk te houden.
-
Verwerk de btw correct: Verwerk de btw volgens de regels in je aangifte, afhankelijk van de ontvanger en de waarde van het geschenk.
Praktische tips voor het toepassen van de WKR voor kerstpakketten
Om de WKR effectief te benutten voor kerstpakketten, zijn hier vijf praktische tips:
-
Bereken de vrije ruimte nauwkeurig: Zorg dat je weet hoeveel vrije ruimte je hebt (1,92% tot €400.000). Ga niet over deze ruimte heen om de eindheffing van 80% te voorkomen.
-
Houd rekening met de gebruikelijkheidstoets: Zorg ervoor dat de waarde van de kerstpakketten past binnen wat normaal is in jouw branche en binnen de regels van de WKR.
-
Documenteer alles zorgvuldig: Houd een gedetailleerde administratie bij van alle uitgaven en geschenken om transparant te zijn en eventuele controles te doorstaan.
-
Maak gebruik van gerichte vrijstellingen: Denk aan reiskostenvergoedingen en andere vergoedingen die buiten de vrije ruimte vallen, zodat je meer ruimte hebt voor kerstpakketten.
-
Overleg met je fiscaal adviseur: Raadpleeg een expert om zeker te weten dat je optimaal gebruikmaakt van de fiscale voordelen en voorkomt dat je onverwachte kosten hebt.
Wees voorbereid op de fiscale regels van 2025
De fiscale veranderingen van 2025 vragen om een goed doordachte aanpak bij het geven van kerstpakketten en relatiegeschenken. Zorg ervoor dat je de vrije ruimte en btw-regels slim toepast om optimaal gebruik te maken van de mogelijkheden binnen de Werkkostenregeling (WKR). Raadpleeg een belastingadviseur voor een strategische aanpak en geniet van de fiscale voordelen die het nieuwe jaar biedt.
Aan de bovenstaande informatie kan geen rechten worden ontleend, bezoek de website van de Belastingdienst voor meer gedetailleerde informatie.
